Ewidencja czasu pracy – dla czego warto o niej nie zapominać

Masz własną firmę, rozwijasz się, nie jesteś w stanie ogarnąć wszystkich zadań w pojedynkę? Nadszedł moment, kiedy powinieneś podjąć decyzję o zatrudnieniu pracownika – jednego, a może nawet kilku. Pracownicy zdecydowanie odciążą Cię, co pozwoli skupić się na dalszym rozwoju firmy. Delegowanie obowiązków daje oddech, pozwala na chwilowe zwolnienie tempa i przemyślenie kluczowych strategii biznesowych. Uwolniony od natłoku zbędnej pracy, dzięki pojawieniu się pracowników, nie możesz jednak zapomnieć o czymś niezwykle istotnym – ewidencja czasu pracy nowo zatrudnionych. Jest to jeden z podstawowych obowiązków, jakie nakłada na pracodawcę prawo pracy – Podstawa prawna: art. 149 § 1 Kodeksu pracy oraz § 8 pkt 1 rozporządzenia MPiPS z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286 ze zm.). I niestety przepis ten obowiązuje już od pierwszego zatrudnionego pracownika.

Ewidencja czasu pracy ma służyć prawidłowemu rozliczeniu wynagrodzenia za wykonaną pracę w określonym czasie oraz innych świadczeń związanych z pracą. Na podstawie Ustawy karta ewidencji czasu pracy ma być prowadzona odrębnie dla każdego pracownika w zakresie obejmującym pracę w poszczególnych dobach, w tym:

• pracę w niedziele i święta,
• pracę w porze nocnej,
• pracę w godzinach nadliczbowych,
• pracę w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy,
• dyżury,
• urlopy,
• zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy.

Ustawodawca nie narzuca jednak formy prowadzenia ewidencji czasu pracy. I całe szczęście. Zamiast zagłębiać się w czasochłonne produkowanie tabel i rubryk, które generuje wiele trudności i pomyłek, warto od razu pochylić się nad nowoczesnymi rozwiązaniami. Ewidencja czasu pracy może być sprawnie i bezbłędnie prowadzona z wykorzystaniem rejestratora czasu pracy. Urządzenie RCP zbiera wszystkie dane, które chcemy uzyskać, np. wejścia i wyjścia, wyjścia prywatne i wiele innych. Zaprogramowane dane zostaną automatycznie zestawione w tabele i przygotowane w formie raportu. Dodatkowo rejestrator RCP w ewidencja czasu pracy Czas.pro umożliwia dostęp do tych danych online z każdego miejsca na świecie. Także nie tylko jest to rozwiązanie wygodne z punktu widzenia prawa pracy, ale także właściciela firmy, który zyskuje kontrolę nad nowym personelem. W tej sytuacji uzyskane dane będą służyć nie tylko prawidłowemu rozliczeniu finansowemu, ale i kontroli.

Dobrze, jeżeli trzymamy rękę na pulsie i prawidłowo prowadzimy ewidencję czasu pracy. Każdego pracodawcę może bowiem skontrolować Państwowa Inspekcja Pracy – jest ona upoważniona do nadzoru i kontroli przestrzegania przepisów prawa pracy, a Inspektorzy PIP mają prawo do kontroli pracodawcy, na rzecz którego wykonywana jest praca przez osoby fizyczne (bez względu na rodzaj umowy) o każdej porze dnia i nocy bez uprzedzenia.

Zgodnie z art. 281 Kodeksu pracy naruszanie przepisów o czasie pracy lub nieprowadzenie ewidencji czasu pracy stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika i podlega karze grzywny od 1 tys. do 30 tys. zł. Jeżeli spotka nas kontrola z PIP i inspektor pracy stwierdzi fałszerstwa lub nieprawidłowości w ewidencji czasu pracy może zawiadomić sąd o podejrzeniu popełnienia przestępstwa fałszerstwa lub poświadczenia nieprawdy. Przestępstwa te są zagrożone karami od 3 miesięcy do 5 lat pozbawienia wolności.

Nie trzeba chyba nikogo więcej przekonywać, jak ważną, choć często trywializowaną sprawą jest ewidencja czasu pracy podwładnych. Nie trzeba się natomiast obawiać praktycznej strony tego obowiązku – karta ewidencji może być generowana przez elektroniczny rejestrator czasu pracy, który odpowiednio zaprogramowany pozwoli na uzyskanie niezbędnych oraz dodatkowych danych.

Ewidencja czasu pracy a orzecznictwo Sądów

Dla nieprzekonanych pozostają przykładowe orzecznictwa Sądów w sprawach związanych z ewidencjonowanie czasu pracy:

Wyrok z 15 września 1999 r. (I PKN 71/00), w którym Sąd Najwyższy stwierdził, że

„pracodawca, który nie prowadzi list obecności, list płac ani innej dokumentacji ewidencjonującej czas pracy pracownika i wypłacanego mu wynagrodzenia, musi liczyć się z tym, że będzie na nim spoczywał ciężar udowodnienia nieobecności pracownika, jej rozmiaru oraz wypłaconego wynagrodzenia”.

Z kolei w orzeczeniu z 5 sierpnia 1998 roku (I PKN 114/98) Sąd Najwyższy uznał, że

„w przypadku braków w zakresie ewidencjonowania czasu pracy po stronie pracodawcy sądy powinny brać pod uwagę notatki prowadzone przez pracowników występujących z roszczeniami występującymi i z roszczeniami wobec pracodawców lub zeznania świadków”.