Złote zasady projektowania mają istotny wpływ na wszystkie etapy realizacji projektu. Należy je stosować w pierwszej kolejności w celu utworzenia jasnych instrukcji dla współpracowników. To właśnie głównie dzięki zadawaniu trafnych pytań, nie przyjmowaniu niczego za pewnik, udzielaniu kompetentnych informacji na temat projektu oraz identyfikowaniu oddziaływań na projekt możemy być pewni, że projekt będzie udany.
Zasada 1 – Zadawaj trafne pytania
Zadając pytania dotyczące różnych etapów realizacji projektu należy uzyskać jednoznaczne informacje dotyczące następujących zagadnień: – na ile jasne są otrzymane instrukcje, jaki jest wymagany efekt, dlaczego oczekiwany jest taki a nie inny rezultat, czy jest osiągalny, kto co robi, kiedy i co ma być zrobione i dlaczego, jaka jest moja rola, kto podejmuje decyzje o doborze ludzi i wydatkowaniu pieniędzy, czy ja jestem upoważniony do doboru ludzi i wydatkowaniu pieniędzy, jak duży jest budżet, co jest ważniejsze – czas czy pieniądze.
Ostatnie pytanie określa zarządzanie projektami, czyli strategię planowania i realizacji projektu:
– gdy ważniejsze pieniądze to może się okazać, że dla wykonania projektu potrzeba będzie więcej czas (niemożliwe będzie zaangażowanie dodatkowych sił i środków)
– jeżeli ważniejszy jest czas to dotrzymanie terminów może wymagać większych nakładów finansowych
Zasada 2 – Nigdy nie przyjmuj niczego za pewnik – sprecyzuj problem
Przyjęcie błędnych założeń powoduje marnotrawstwo czasu, pieniędzy i wysiłku. W pracy menedżera projektu nie ma miejsca na takie stwierdzenia jak „ja myślałem, że ty wiesz” lub „sądziłem, że to już zmieściło się w kosztach…”.
Zasada 3 – Udzielaj kompetentnych informacji dotyczących projektu
To co zostało zlecone i to, co jest wymagane do zrobienia, to mogą być 2 różne rzeczy.
Pytanie „dlaczego?” porządkuje powody powołania projektu, określa jego istotność i czasami narzuca potrzebę rozważenia innych opcji.
Pytanie „dlaczego?” wymaga udzielenia odpowiedzi dotyczących konkretnych elementów określających stan całego projektu lub jego elementów.
Udzielenie właściwych odpowiedzi spowoduje właściwą ich interpretację w przypadku wystąpienia trudności czy przekroczeń harmonogramu (czasowych lub finansowych), z drugiej strony – pozwoli nam „lepiej sprzedać” sukces projektu.
Zasada 4 – Starannie identyfikuj wewnętrzne i zewnętrzne oddziaływania na projekt
Jeżeli projekt dotyczy innych ludzi, tworzy dodatkowe projekty lub wpływa na inne projekty w firmie, to należy:
– poinformować ludzi, których może dotyczyć
– poinformować o możliwości powstania dodatkowych przedsięwzięć ludzi podejmujących decyzje organizacyjne.