Istnieje wiele produktów, które pomogą pomóc w zachowaniu porządku w dokumentacji. Część osób wybiera na przykład rozmaite półki biurowe, które można postawić na biurku i tam układać papiery. Faktem jest jednak, że nie zawsze tego typu sprzęt jest w stanie pomóc nam w określonych warunkach – czasami okazuje się, że jest to po prostu opcja niewygodna i zajmująca za wiele miejsca na co dzień. Wówczas w grę wchodzą jedynie segregatory, głównie ze względu na możliwość ich ustawienia właściwie w dowolnym miejscu, które sobie tylko wybierzemy.
Dobrze przygotowany segregator to taki sprzęt, którym można cieszyć się przez wiele lat. Warto wybierać te produkty, które pochodzą od znanych marek – mamy wówczas pewność, że będą odpowiednio przygotowane do naszych oczekiwań. Istnieje również gwarancja, że segregatory takie będą miały wiele praktycznych rozwiązań, o których nie pomyślimy w pierwszej chwili. Na dobry początek warto zastanowić się nad wyborem wielkości segregatora. Oczywiście, mniejsze, czyli w formie A5, zajmują o wiele mniej miejsca, ale z drugiej strony zmieści się do nich mniej dokumentów – jeśli będziemy musieli składać na pół każdy format A4. Z tego powodu lepiej wybierać te większe, w formie kartek do drukarki – tak otrzymamy bowiem większość umów i dokumentów gwarancyjnych.
Drugą kwestią jest budowa segregatora. Powinien on przede wszystkim mieć taką konstrukcję, która zapewnia wytrzymałość i ochronę dokumentów, ale również długowieczność samego produktu. Można to uzyskać na kilka sposobów, a najprostszym z nich jest wybranie segregatora, który ma sztywne okładki. Dobrze, gdy są one również zabezpieczone metalowymi obiciami, choćby na rogach – zapobiega to uszkodzeniu rogów, które często narażone są na więcej uszkodzeń niż reszta okładki. Za sztywnymi okładkami idzie też sztywny grzbiet oraz wzmocniona konstrukcja wewnątrz. Ważne, aby zapięcie na dokumenty nie było plastikowe, a także, aby metal był odpowiednio wytrzymały, co zapewni nam wygodę korzystania.
Na koniec można wybierać dodatkowe udogodnienia. W niektórych segregatorach znajduje się wygodna wajcha przy mechanizmie zamykania kartek – pozwala ona na szybkie otworzenie i zapięcie segregatora bez konieczności siłowania się z ramionami mechanizmu czy bez ryzyka przycięcia kartek lub… palca. Wygodną opcją jest również okrągła dziura na grzbiecie segregatora, która pozwala na szybkie wyjęcie go z np. półki czy szafki, kiedy nie ma jak inaczej po niego sięgnąć. Oczywiście, należy wybierać takie produkty, na których grzbiecie znajduje się miejsce na napis, co jest przechowywane w segregatorze.