W niemal każdym biurze, codziennie, przewijają się dziesiątki dokumentów. Faktury, umowy, projekty, zaświadczenia, dokumentacje typowe dla branży. Nie wszyscy jednak zdają sobie sprawę, jak takie dokumenty należy przechowywać? Jak wygląda archiwizacja dokumentów? Kto się tym wszystkim zajmuje?
Tematyka podejmowana jest coraz częściej w biurach księgowych, na spotkaniach consultingowych, podczas spotkań z prawnikami. Nie wszyscy przedsiębiorcy zdają sobie sprawę, na czym polega archiwizacja dokumentów? W jaki sposób należy jej przestrzegać?
Proces archiwizacji dokumentów, to tworzenie, klasyfikowanie, zabezpieczanie dokumentów firmowych. Należy pamiętać, by dokumenty były należycie opisane i posegregowane, zgodnie z przepisami archiwalnymi. Dokumentacja, która musi być w ten sposób przechowywana, to przede wszystkim akta finansowo – księgowe, czyli faktury, księgi przychodów i rozchodów, sprawozdania oraz raporty. Wszystko to, co coraz częściej znajduje się na naszych biurkach firmowych.
Przy prowadzeniu większej firmy, spółki, dokumentacji pojawia się całkiem sporo. Nie zawsze pracownicy, szefostwo, mają czas, miejsce i umiejętności, by te dokumenty poprawnie archiwizować. Stąd też pojawienie się firm, dla których archiwizacja dokumentów, to działalność podstawowa. Oferują one swoje usługi wszystkim, bez względu na wielkość firmy a także liczbę dokumentów.
Współpraca z takim kontrahentem przynosi same korzyści, archiwizacja dokumentów, to w końcu bardzo złożony proces. W ramach usługi możemy otrzymać pomoc przy uzyskaniu zgody Archiwum Państwowego na brakowanie, odpowiednią segregację i opisanie akt w zespole, sporządzenie ewidencji akt. To są tylko niektóre z możliwości, jakie daje nowoczesna firma archiwizacyjna. Warto dodać, że takich podmiotów nie ma wiele, dlatego możemy mieć pewność, że te istniejące są sprawdzone i doświadczone.
Warto tu również dodać, że wycena jest indywidualna, powstaje w oparciu o potrzeby danej firmy. Współpraca sama w sobie również generuje korzyści, oszczędza czas właścicieli i pracowników. Co ważne, wszystko odbywa się zgodnie z obowiązującym prawem.
Archiwizowanie dokumentów w dużej firmie będzie zawsze problematyczne. Warto więc zastanowić się, czy archiwizacja dokumentów nie powinna przejść w ręce zewnętrznej firmy. Nie jest to zbyt duży koszt a pozwala zaoszczędzić czas pracy nasz i pracowników. Obsługa archiwum oraz wszelkie prace bieżące są wykonywane przez pracowników zewnętrznej firmy. Outsourcing w tym wypadku również się dobrze sprawdzić.