Bez względu na rozmiar przedsiębiorstwa oraz liczbę pracowników trudno wyobrazić sobie normalnie funkcjonującą firmę bez artykułów biurowych. Nawet jeśli prace biurowe ograniczają się do minimum, prędzej czy później zachodzi konieczność wydrukowania dokumentu, czy uporządkowania danych umów czy faksów. Każdy, kto był zmuszony dokończyć swoje obowiązku bez możliwości drukowania czy sporządzania notatek wie, jak bardzo jest to uciążliwe i utrudnia wykonywanie najprostszych prac. Szczególnie dotkliwy jest brak papieru do drukarki. Nie każdy lubi czytać sporą ilość dokumentacji na ekranie komputera. Przedstawienie wyników pracy również o wiele lepiej zaprezentować w wersji papierowej niż jedynie przesłać plik i poprosić o zapoznanie się z nim.
Artykuły biurowe zazwyczaj nie posiadają szczególnego znaczenia aż do chwili, gdy zacznie ich brakować. Brak markera, którym można zaznaczyć co ważniejsze miejsca w tekście staje się irytujący nie bardziej niż sytuacja, kiedy skończą się spinacze. Wtedy o wiele trudniej jest uporządkować dokumentację. Aby uniknąć takich sytuacji, dobrze jest mieć pieczę nad stanem ilości artykułów biurowych. W przypadku małej firmy brak papieru czy nawet długopisów nie jest dużym problemem. Jeśli jednak brak taki dotyczy biurowca, spowalnia to prace innych, a nawet całkowicie uniemożliwia jej wykonanie. Z tego też powodu w większych firmach istnieją specjalnie pokoje magazynowe przeznaczone na składowanie artykułów biurowych. Wyznaczona jest także osoba odpowiedzialna za stan magazynu i to ona odpowiada za ewentualne braki. Artykuły biurowe w większych przedsiębiorstwach, a czasem nawet tych mniejszych dostarczane są przez pracownika sklepu lub hurtowni. Jeśli godziny pracy są ruchome, warto poinformować o tym odbierającego zamówienie. W przeciwnym razie pracownik nie dostarczy towaru lub tez będzie zmuszony pozostawić go w sąsiednim biurze.
Zakupy zdecydowanie korzystniej dokonywać w jednej hurtowni, gdzie ceny są niższe. A dzięki ponownemu wracaniu do tego samego sprzedawcy możemy liczyć na dodatkowe zniżki lub pomoc sprzedawcy w nagłych sytuacjach, takich jak wady produktów czy dodatkowe pilne zamówienie. Warto pamiętać, aby racjonalnie użytkować artykuły biurowe, szczególnie w przypadku zużycia papieru, co ma wpływ na ochronę środowiska. Warto wprowadzić dobre praktyki w swoim biurze, choćby wykorzystując nieudane wydruki do ponownego drukowania, gdy jest to możliwe na drugiej stronie. Papier przeznaczony do wyrzucenia można z powodzeniem używać w gospodarstwie domowym do rozpalania ognia.